domingo, 3 de enero de 2016

Hablando de innovación pública con... (Entrevista en Inap Social, 2ªParte)

Esta es la segunda parte de la entrevista publicada en Inap Social  (Ver fuente original) . El acceso es libre, pero es necesario haberse registrado como usuario de Inap Social

El contenido de la entrevista ha sido reproducido tambien en el blog  para facilitar el acceso a usuario no registrados en INAP Social ( Ver entrevista en el blog Crisoltic)

Gracias de nuevo  a Marina Vega y a Antonio Galindo por impulsar la Innovación a través de la red social del INAP

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Como continuación de la sección “Hablando de innovación con… Andrés Pastor” de la semana pasada, hoy publicamos su visión y propuestas sobre la innovación en las organizaciones y cómo sistematizarla, el papel de la administración electrónica en el nuevo entorno y cómo sacar el máximo partido a las redes sociales tanto dentro como fuera de la administración.
Gracias, Andrés, os dejamos con sus aportaciones para reflexionar estas vacaciones y… ¡felices fiestas!

Hace unos meses publicamos en la comunidad un artículo que escribiste en 2013 sobre cómo innovar en la Administración Pública, y las ideas que transmite siguen muy de actualidad. 
Hablas de lo importante que es gestionar el talento, si bien la estructura jerárquica de la Administración no lo permite, ¿algún consejo sobre cómo vencer estas barreras institucionales para conseguir que aflore?

La estructura  de las organizaciones actuales proviene del mundo militar, y la organización del trabajo se fraguó durante la era industrial inspirada en los trabajos de Taylor. Pero es evidente que las necesidades de organizaciones actuales son muy diferentes a las de una fábrica de principios del  XX en la que primaba que el trabajador realizara con perfección una tarea repetitiva. Lo mismo aplica a las Administraciones Públicas, que son organizaciones basadas en la gestión de la Información -la letra I del acrónimo TIC- y del conocimiento. Una organización  de la era del conocimiento es tan eficaz como lo sea la suma del talento de sus empleados.


 En este nuevo escenario, las diferencias entre directivos y empleados de línea se desdibujan, y la organización se vuelve más efectiva cuanto más abiertas y transparentes sean sus acciones. Debe abandonarse la microgestión; El papel del director de una organización debe ser más el de inspirar, liderar y eliminar obstáculos que el de gestionar y controlar. Se trata más de establecer claramente la visión – “el qué” - y dejar que los equipos resuelvan “el cómo”.

La Innovación y el cultivo del talento son incompatibles con una cultura poco tolerante al fracaso, con la excesiva jerarquización de las organizaciones y con la incapacidad de delegar y confiar de la dirección. Es necesario romper todos estos esquemas e implicar al personal en la consecución de los objetivos establecidos.


Y para conseguir todo esto hace falta comunicar, comunicar…. y comunicar. La comunicación es vehículo de la estrategia y aquí hay que reconocer que hay un déficit enorme en nuestras administraciones.
 La mayoría de los directivos asumen  que lo que transmiten a sus colaboradores más inmediatos o lo que determinan en sus comités de dirección se traslada al resto de la organización, lo que casi nunca ocurre de manera espontánea, y al final propicia la descoordinación, la aparición de resistencias al cambio y la falta de implicación de los empleados en el proyecto común.

Es necesario también que los departamentos de recursos humanos adopten  un papel relevante en esta labor de captar y cultivar el talento de la organización. Es sintomático que el papel de estas unidades de RRHH, muchas de ellas con rango de subdirección general, sea más el de la gestión administrativa que el de gestión del talento de la organización. Aquí claramente se necesita un cambio de paradigma y una adaptación de la actividad de las unidades de recursos humanos de la Administración, para que  la selección, formación y retención  del personal cobren una mayor relevancia.

En cuanto a la sistematización de la innovación en procesos formales y medibles, ¿qué pasos crees que debería seguir una organización para lograrlo?¿Por dónde empezar?

Diría que tal vez lo más importante es empezar, evitar la parálisis por el análisis. El proceso de innovación no es muy complejo, y sistematizarlo no es difícil. El modelo más sencillo del “Innovation funnel” comprende 5 fases en las que, de manera secuencial, sistematizamos la recogida de información de diferentes fuentes,  realizamos un filtrado de ideas y de propuestas de acción, seleccionamos aquellas con mayor impacto de acuerdo a unos criterios internos, para, a continuación, poner en marcha experiencias piloto que permitan evaluar la bondad de las iniciativas y, sobretodo, medir constantemente para obtener conclusiones y poder decidir si finalmente la iniciativa merece la pena y se pone en marcha con carácter global y definitivo.

Lo más importante es entender que este no es un proceso de un departamento en concreto, ni siquiera del de innovación, sino de toda la organización y que la selección de iniciativas debe orientarse al objetivo principal de la organización, que en el caso de las Administraciones Públicas debe ser el servicio efectivo y de calidad a ciudadanos y empresas. Si no es así, no es innovación, o al menos no será efectiva.

Es bien sabido que no todos los proyectos de innovación llegan a alcanzar el éxito. Como apuntaba anteriormente, el fracaso es consustancial a la innovación, pero los beneficios derivados de la innovación sistemática son extraordinarios, y entender esto es fundamental para que la innovación no se pare ante las primeras dificultades.

 Desde un punto de vista pragmático, es conveniente comenzar por iniciativas sencillas, que aporten valor a corto plazo y que nos ayuden a perfilar el proceso de innovación específico de cada organización, que puede variar en función de la cultura, de la estructura organizativa o de otros elementos particulares de cada organización.

Pero lo importante es empezar, focalizando los esfuerzos, con valentía e ilusión.

A la vista de la reciente publicación de las nuevas leyes de Proceso Administrativo Común y de Régimen Jurídico del Sector Público, y del respaldo que esto supone a la administración electrónica, ¿Qué cambios significativos suponen respecto la situación actual de la administración electrónica?

 La Ley de Procedimiento Administrativo Común ha supuesto la derogación de la Ley 11/2007, de acceso de los ciudadanos a los servicios públicos. El objetivo  perseguido ha sido integrar la normativa del proceso administrativo con la normativa base de la Administración electrónica. Ya no hay que distinguir entre una gestión tradicional y una administración electrónica  sino que, a partir de ahora, el procedimiento administrativo es digital, y se apoyará en documentos y expedientes electrónicos.

Junto a este cambio fundamental, hay otras novedades interesantes, como son la clarificación de la distinción entre identificación y firma electrónica, la obligatoriedad de las administraciones de poner en marcha registros electrónicos, la creación de un archivo electrónico único, la generalización de los mecanismos de representación ya utilizados en las grandes organizaciones de la AGE, el uso preferente de notificaciones electrónicas, todo ello junto a las previsiones necesarias de cómputos de plazos en los procedimientos [electrónicos], la habilitación de mecanismos de asistencia a los ciudadanos en el uso de los medios electrónicos, etc.

¿Qué crees que hace falta que cada organización haga para conseguir aplicarlas de forma efectiva?
La aplicación de estas dos leyes va a requerir una transformación integral de los procesos internos y externos de la administración para adaptarlos al mundo digital.
Esta adaptación debe hacerse desde el trabajo conjunto, colaborativo e intenso de las de las unidades de gestión y de las unidades TIC. Formalmente, son las Comisiones Ministeriales de Administración Digital (CMAD) los órganos de coordinación interna en materia de Administración digital.  Lo cierto es que se necesitará convencer e implicar a las unidades de gestión en ésta labor de transformación digital de los procesos internos, ya que esta tarea vendrá a sumarse a los planes específicos que tengan previsto acometer en su ámbito sectorial.     

En paralelo será necesario poner en marcha un programa de apoyo y formación dirigido al personal de la Administración para adaptarse al nuevo escenario, tanto en las unidades de gestión como en las Unidades TIC.

Es importante indicar que la Estrategia TIC, aprobada por el gobierno el pasado mes de septiembre, prevé un conjunto de acciones para impulsar la transformación digital de la Administración. Como no puede ser de otra manera, la elaboración de la Estrategia TIC se apoyó  en estas dos normas, que por aquel entonces estaban en el la fase final del proceso de tramitación, pero su alcance es mayor y más específico  porque establece un camino con hitos concretos para aplicar el espíritu y la letra de las Leyes.

Pero hablemos claro. Para aplicar tanto las leyes de Procedimiento Administrativo Común y de Régimen Jurídico del sector Público como la Estrategia TIC van a requerir importantes recursos económicos y humanos. No parece que esta sea la intención, dado que ni en los textos de las leyes ni en sus memorias de impacto normativo se recogen estas previsiones presupuestarias. Únicamente en la formulación del Plan de transformación digital de la AGE se indica  que las medidas previstas se realizarán sin  incremento neto de créditos presupuestarios y se referencia a la reasignación de efectivos económicos y humanos como mecanismo de financiación.

Hay que señalar que en la AGE el proceso de aprobación de las grandes iniciativas y proyectos  requiere el visto bueno de las unidades responsables en materia de RRHH, presupuestos, contratación, etc.  y la directriz suele ser que no haya incremento de gasto.

Lo cierto es que a ninguna empresa de nuestro IBEX 35 se le ocurriría iniciar una transformación tan ambiciosa como la propuesta para la AGE sin un plan económico viable y detallado  para llevarla a cabo, que es lo que necesita la AGE para garantizar y hacer creíble la implantación de estas iniciativas.

En relación con las redes sociales corporativas, como INAP Social, Novagob... y al hilo del artículo "Un facebook para la Administración" ¿Qué papel crees que desempeñan estas redes en el proceso de innovación de la Administración?

Las redes sociales públicas, como facebook, twitter, linkedin, etc, son un canal ideal de comunicación con los ciudadanos. Generan proximidad, permiten conocer las opiniones de los ciudadanos y adaptar las políticas públicas a sus necesidades. Nos acercan a los conceptos de democracia participativa y de gobierno abierto.

Hace ya algunos años que Henry Chesbrough acuñó el término “Open Innovation” como paradigma de la utilización del conocimiento colectivo externo a una organización para impulsar la innovación. No se trata de un concepto teórico del management, sino una realidad con la que empresas como Proctle & Gamble consiguen que  el 35% de sus productos nuevos provengan de fuentes externas.
Siguiendo esta idea de “Innovación abierta”, las redes sociales ofrecen a la administración la oportunidad de  trabajar en la cocreación de servicios públicos junto a los ciudadanos, facilitando la captura de  su capacidad de diseño y de abstraer su  conocimiento, incluso cuando ni siquiera se saben poseedores del mismo.

Si miramos ahora al interior de la Administración, encontramos otra oportunidad en el uso de  redes sociales internas para facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros de la organización, lo que permite  por ejemplo, mejorar la eficiencia, potenciar la inteligencia colectiva, gestionar el conocimiento interno, crear comunidades de práctica, etc.


La paradoja de la innovación es que los empleados situados en niveles intermedios de la estructura organizativa, por ejemplo los que están en puestos de atención directa a los ciudadanos, son los que más oportunidades de mejora  detectan en su día a día, pero también son quienes tienen más dificultades de trasladar sus propuestas innovadoras a la dirección.

Las redes sociales corporativas pueden servir en estos casos como vehículo de la innovación e impulso de la gestión del conocimiento en la organización.

3 comentarios:

PATARRAN TRAN TRAN dijo...

Pues muy a mi pesar... hay opiniones influyentes que opinan que no se esta haciendo nada.
Y de ello se hacen eco muchos.
¿Que se esta haciendo mal?
¿Fallo en comunicacion?
Probablemente.
Estrategias Digitales de Pais. Por Enrique Dans

Andres Pastor dijo...

Gracias por el comentario.
Desde mi punto de vista sí se está trabajando con intensidad, se están consiguiendo algunos resultados formales....pero eso no quiere decir que se esté haciendo todo lo que se debe hacer ni que lo que se está haciendo se haga de la forma correcta o que sea efectivo.
Evidentemente hay una carencia en la comunicación, interna y externa.
Ahora es el tiempo de evaluar lo realizado y proponer acciones.
En cualquier caso, me gustaría conocer las "opiniones influyentes" que indicas, creo necesario empezar un diálogo serio sobre el asunto.
Por mi parte, iré reflejando en el blog mis opiniones al respecto, aunque la realidad se conforma de las opiniones y perspectivas de todos, así que animo a compartirlas desde la crítica constructiva.
Un saludo y gracias de nuevo por compartir tu opinión y el artículo de Enrique Dans, que ya conocía, pero que viene bien recordarlo (En cualquier caso, España sí tiene una Estrategia Digital desde hace algunos años, el pasado verano se publico un informe con el estado de las actuaciones).
Saludos

PATARRAN TRAN TRAN dijo...

Bueno.
La opinion "influyente" era la del propio Enrique en su articulo.
(Y algún que otro "alias" que se deja caer por allí de vez en cuando)
Para mi es un referente en cuanto a sus followers y su capacidad de publicación (lo cual no quiere decir que este de acuerdo con el en todo. Ni mucho menos)
Y me consta que es muy leído y tenido en cuenta en muchos ámbitos.
LO mejor del articulo son los comentarios.
Creo que demuestran que aparte de E.Dans (me sorprende) mucha gente no esta al tanto de lo que se esta haciendo.
Esta claro que no se ha explicado y/o "comunicado" suficientemente.
Muchas gracias a ti por tu tiempo y tu consideración.
Salu2.

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