martes, 25 de noviembre de 2014

¿Controlo o Delego? Esa es mi reflexión.



Maria Elena Fernández Jaén

    Directora de Proyectos PMP





“Ser o no ser”,   reflexión filosófica  de Hamlet en la célebre novela de Shakespeare;  es la gran incertidumbre que nos acompaña en multitud de ocasiones cuando tenemos que hacer frente a decisiones importantes.

Esa célebre  frase me ha inspirado a la hora de escribir este artículo  y a recodar mis frecuentes dudas sobre delegar o no delegar en el momento de acometer la dirección de un proyecto.
 En realidad, dudamos porque tenemos miedo a equivocarnos, a sufrir o arrepentirnos. Paradójicamente, esta situación nos ayuda para conocernos mejor pero puede conquistarnos amargamente como a ese personaje de Shakespeare,   que a veces llevamos en nuestro  interior,   que  duda en lo que debe o no debe hacer .  De alguna manera,  vivimos esos momentos que nos conducen por la senda de la siguiente  reflexión cuando gestionamos un proyecto:  ¿controlo o delego?.

La respuesta  puede ser relativamente sencilla, puesto que existen  grandes organizaciones que cuentan con un número importante de empleados, y pueden alcanzar modelos de delegación y control en un mismo sistema de gestión directiva, y sobre todo,  con alta satisfacción por parte de sus colaboradores; supongo que utilizan mecanismos y técnicas innovadoras en la gestión, tanto de proyectos como  empresarial.

Entonces, si la solución  ya está inventada, ¿por qué planteo esta reflexión?

Porque la  delegación es un tema tan amplio como ambiguo y no depende exclusivamente de definir un modelo apropiado para asignar actividades y cumplir objetivos  hasta alcanzar la excelencia en  la  gestión de recursos humanos, sino que  depende de nosotros mismos, de nuestra personalidad, de nuestra actitud ante la vida, en general, y de nuestra gestión de personas,  en particular.
   
Por ese motivo, deseo enfocar este artículo  desde el punto de vista del conocimiento humano.

Así pues, por un instante  les invito a que imaginen que tomamos un espejo mágico, el espejo de nuestra conciencia y nos desdoblamos en dos personajes diferentes:   el del gestor,  y el de nuestro colaborador; este nos ayudará a  obtener una conclusión a la siguiente interrogante:

¿Decido delegar  sin controlar o decido controlar sin delegar?.

Si el peculiar espejo nos refleja nuestra imagen  de Gestor,  nos dirá:
  • “ Si decides controlar  sin delegar serás una persona que piensa ser la única que tiene ideas, que promueve iniciativas y que toma decisiones,  una persona que lo hace mejor que nadie y más rápido. Así mismo, serás el  fiel reflejo del típico gestor con un control excesivo sobre todo lo que le rodea,  y con una necesidad imperiosa de saber más que los demás, por lo que le lleva a una dedicación excesiva, y casi obsesiva, al trabajo.  Lo  más preocupante es que pensarás que el explicar a tu colaborador es una pérdida de tiempo y optarás por hacerlo tú mismo.
  • En cambio, si decides delegar sin controlar, serás:

    Por un lado, una persona que transfiere una tarea a otros en la responsabilidad de obtener resultados, y, sobre todo, que da libertad sobre decisiones para ejecutar una actividad y lograr objetivos.
    Pero, por otro lado, transmitirás la sensación de ser una persona que “tira tareas” para su ejecución y que se descarga de las mismas por desinterés.

    Debes ser consciente que confiar determinadas funciones en otras personas mediante delegación no dejamos de asumir, por ello, la responsabilidad de las mismas, por lo que, estas funciones deben llevar consigo un seguimiento que será beneficioso, tanto para el gestor como para el colaborador, que sentirá  interés por su labor”.

Ahora bien, si nuestro  peculiar espejo nos refleja nuestra imagen de colaborador,  mostrará nuestro sentir ante la actitud de nuestro gestor:
“ Mi  gestor  me controla pero no delega, siento que  desconfía en mí  que soy incapaz de ejercer la actividad que me indica y obtener resultados sin su ayuda, por lo que,  anula mi creatividad y me desmotiva”.
O bien, nos encontramos ante este dilema:
Mi Gestor delega pero no me controla  por  lo que puedo demostrar lo que realmente valgo ya que supone una oportunidad, siento que confía en mí, y logra que me sienta integrado y,  como consecuencia, rindo a un   nivel superior del esperado; sin embargo, al no controlarme siento la sensación de poco interés por mi labor quizás por ser una actividad sin importancia para la organización”.
Si nos paramos a reflexionar sobre esas realidades que nos ha mostrado nuestro peculiar espejo , nos daremos cuenta que:

Primero. La delegación se sustenta en la confianza.

Y …  ¿por qué desconfiamos?

Es probable que la desconfianza se manifieste por causas ajenas a nuestros colaboradores y se justifique por una ausencia de estudio del personal a nuestro cargo, donde descubramos sus puntos fuertes y débiles, su motivación, etc. En definitiva, la confianza depende de nosotros mismos, de nuestra actitud. Debemos dar a conocer el objetivo a nuestros colaboradores y lo que esperamos de ellos, proporcionar lo que necesita,  dejarle claro hasta donde llega su autoridad …

Es fundamental, seguir sus avances, eso transmite interés, por parte del gestor, por  su trabajo. Las reuniones de seguimiento son fundamentales para asegurarse que se van cumpliendo los objetivos de esas tareas.

Segundo.  Conseguir una armonía y equilibrio entre delegación y control.

Debemos tener en cuenta que un proyecto vivirá con presión si controlamos sin delegar, mientras que, si delegamos sin control  crearemos un riesgo innecesario.

Hay que recordar  que delegar no supone desatender nuestras responsabilidades, sino que debemos controlarlas, eso sí, con mucha “mano izquierda” hacia nuestro personal. Por ejemplo,  evitar llegar al mayor detalle que consiga transmitir falta de confianza,  proporcionar autonomía, entre otros factores, para permitirles  tener sus propias decisiones para llevar a cabo esas actividades y, como consecuencia, lograr los objetivos marcados en un proyecto.

En conclusión, la delegación es útil para un correcto funcionamiento de los equipos de trabajo..
Recomiendo una receta muy sencilla a la hora de enfrentarse a una situación importante,  o que nos asusta,  que se encuentra basada en una función biológica: “tragar saliva”.

Pues sí, cuando tragamos saliva  conseguimos el valor que se necesita para tragarse el miedo a la hora de delegar el trabajo a otra persona y, al mismo tiempo, responsabilizarse de ello.

Espero les haya gustado este artículo y les sea de utilidad tanto a nivel personal como profesional; y les ayude  a encontrar una respuesta si alguna vez se plantean la reflexión “delego o controlo” … ,  esa es nuestra decisión.

Ah!! Y recuerden mi recomendación: Delega y traga saliva al mismo tiempo.

3 comentarios:

Julio Perales dijo...

Me ha gustado mucho el artículo, es de esos textos que ponen negro sobre blanco y de forma estructurada lo que uno tiene en la cabeza pero de forma más abstracta y desordenada.

En la Administración tenemos un problema añadido a ese debate interno permanente que describes, y es la carencia de personal para llevar a cabo todo lo que nos encomiendan. Al menos a mí me pasa que muchas veces no delego un nuevo trabajo que me llega por la sencilla razón de que toda la gente en la que podría delegar está literalmente desbordada.

En ese momento uno tiene que optar por hacerse cargo de parte del trabajo de su gente, lo que en ocasiones genera la desconfianza que comentas en el artículo, o bien delegar igualmente el trabajo, metiendo más presión y transmitiendo un poco la imagen de "tirano". Muchas veces este dilema se resuelve simplemente hablándolo con la persona afectada y buscando la mejor solución, pero esto no siempre funciona.

En fin, nadie dijo que este trabajo fuese fácil... ;)

Andres Pastor dijo...

Gracias Julio, como diceses bueno tener de forma explícita lo que piensas sobre este y cualquier otro tema....luego la realidad nos pone en nuestro sitio, pero afrontamos el trabajo mejor con un marco de referencia bien estructurado en la cabeza.
Bien día y nos vemos!
Andrés

Anónimo dijo...

Gracias, Julio, me alegra que te haya gustado el artículo.
Tienes razón que la carencia de personal complica la gestión en general, y la delegación en particular.
Tampoco es sencillo cuando se cuenta con personal no adecuado por su perfil o no goza de nuestra confianza ante actividades que requieren gran responsabilidad.
Lo cierto es que el gestor debe afrontar esas situaciones, es su gran reto; y evitar caer en la imagen que refleja nuestro particular espejo.
Un abrazo
Elena

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