lunes, 29 de octubre de 2012

Como decíamos ayer....

Me he decidido a utilizar en el título la famosa frase de  Fray Luis de León "Como decíamos ayer.." porque lo cierto es que llevo algún tiempo apartado del blog, sin encontrar un rato para escribir. No es que las musas hayan pasao de mí y anden de vacaciones como hubiese dicho Serrat, todo lo contrario.

A veces los pensamientos se agolpan, la información es demasiado compleja y extensa para ser asimilada y hay que dejar que  el paso del tiempo nos de la perspectiva necesaria para valorarla con objetividad.

Lo mismo ocurre en nuestras vidas y trabajos. Llevamos un ritmo frenético que nos permite, como mucho, atender lo urgente y dejamos  a un lado lo que es realmente importante, porque esto último requiere más meditación y dedicación.

El autor Stephen R. Covey, lo reflejaba muy gráficamente en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva“, por medio del siguiente diagrama:


En este modelo, podemos clasificar las actividades diarias que nos ocupan en función de su  grado de urgencia y de importancia. No es mal ejercicio pensar en qué cuadrante caen la mayor parte de nuestras actividades:

Cuadrante I:  Estamos trabajando en modo Supervivencia. Nuestro trabajo puede ser productivo, pero es desordenado y seguramente tiende a sacrificar la calidad en beneficio del cumplimiento de plazos.

Cuadrante II
: Es el cuadrante del  Liderazgo. Las actividades se planifican y realizan de acuerdo a lo deseado.

Cuadrante III:
Muy común en nuestros días, corresponde a una situación de Engaño. Confundimos la actividad con la efectividad. Nos desborda el día a día, pero creemos estar haciéndolo bien porque no nos vemos capaces de abarcar más. Debe de ser que hay demansido trabajo.


Cuadrante IV: 
Desperdicio. Sin comentarios, no estamos orientados hacia el trabajo..

Debemos procurar una distribución adecuada de nuestra actividad, repartiendolas principalmente entre los cuadrantes I y II. Algunas pocas actividades en los otros dos cuadrantes no nos deben preocupar, le dan un poco de sal a la vida.

La mejora de la productividad en las organizaciones es un area de creciente interés. Me ha llamado la atención el enorme número de aplicaciones de Gestión de tareas, Optimización del tiempo, Planificadores personales, etc que se pueden encontrar en las tiendas de aplicaciones para dispositivos móviles.

Algunas se basan simplemente en catalogar las tareas personales de acuerdo al diagrama de Covey. Otras intentan aplicar el método GTD o Getting Things Done basado en el libro y en método del mismo nombre propuesto por David Allen.

El método, aunque no es mi propósito hacer una revisión exhaustiva de él, se basa en la consideración de que nuestra memoria no es eficiente para gestionar tareas adecuadamente. En su lugar, propone disponer de un sistema de almacenamiento externo de tareas (una agenda o similar) y elaborar una dinámica de recopilación de tareas, procesado (catalogación, acción) y revisión de forma que la técnica cree un hábito. 

Desde mi punto de vista, esto último es lo más importante: Crear hábitos.

Al igual que las metodologías nos sirven para crear esquemas mentales contra los que comparar la realidad y tomar decisiones,  las técnicas nos permiten realizar tareas de manera más mecánica, refinar y optimizar las acciones  y terminar generando  un hábito.

El único problema que encuentro a este tipo de iniciativas es la de intentar evitar que la costumbre nos impida cuestionar si el método utilizado es efectivo o no. Podemos terminar convirtiéndonos en autómatas del sin sentido y seguramente perdamos la capacidad de aceptar crítica alguna al respecto.

En cualquier caso, es un ejercicio curioso probar algunas de las aplicaciones de Productividad ó GTD que se pueden encontrar fácilmente en cualquier appStore (gTasks, Crosscheck, Asana, Errands, Any.do, Teambox, etc). Una revisión de algunas de las aplicaciones gratuitas de gestión de tareas se puede encontrar en este artículo.

Cada una de ellas aporta algo diferente y seguramente estaría cómodo utilizando una aplicación personalizada con las características que me han parecido más adecuadas.

De todas formas, en vista de que no creo que exista la aplicación 10, me quedo con tres pilares para conseguir mejorar la productividad:

1. Tener claro qué es lo que hay que hacer
2. Saber hacer bien lo que hay que hacer
3. Tener interés y trabajar  oriuentado hacia conseguir resultados.

Y todo ello apoyado con la mejor herramienta de organización y productividad que he encontrado:



PD:  De todas formas, si alguno de los que amablemente leéis el blog utilizáis alguna aplicación para la gestión de tareas,  estaré encantado de leer vuestros comentarios.

9 comentarios:

Anónimo dijo...

Yo empecé usando el excelente Wunderlist, pero si bien me servía para mi gestión personal no me permitía la comunicación con mis compañeros. Para resolver este problema, en mi organismo hemos implantado Redmine para la gestión de proyectos colaborativa. Llevamos unas semanas probando en PRE y las sensaciones son muy buenas, por lo que esperamos subir a PRO lo antes posible.

Un saludo,

Álvaro R.

Julio dijo...

Yo en el trabajo utilizo, sobre todo, papel y bolígrafo. Para el día a día todavía no he visto una alternativa más flexible, ágil y cómoda, ni de lejos.

En menor medida, sobre todo para tareas de más largo plazo, utilizo ToDoList, pero como dice un compañero mío, lo importante es elegir una herramienta y un método con los que te sientas cómodo e ir a muerte con ellos.

Andres Pastor dijo...

Gracias Álvaro,
Voy a probar a ver que tal y os cuento

Un saludo,

Andrés

Andres Pastor dijo...

Julio,

Me parece que muchos hemos llegado a esa misma conclusión, aunque reconozco que Winderlist y otros programas similares aportan. flexibilidad de acceso y de organización, pero el papel y boli pueden ser suficientes.

Un saludo y gracias por tu aportación

Anónimo dijo...

Cada uno sabe mejor que nadie la metodología/herramienta que le va mejor, pero creo que muchas herramientas permiten ser mucho más productivos que con papel y boli.

Por ejemplo con Wunderlist puedes ver de un vistazo las tareas que vencen hoy, mañana o en una semana. En redmine puedes definirte los filtros que quieras. Yo tengo filtros por fecha (hoy, mañana, esta semana) y por personas (asignadas a mí, asignadas a los miembros de mi equipo, seguidas por mí...)

Un saludo,

Álvaro R.

Enrique Díaz de la Puente dijo...

Hola Andrés,

Inicié la puesta en marcha de la gestión de proyectos y tareas en el Servicio de Informática y T.I. del Hospital de Parapléjicos de Toledo donde actualmente trabajo mediante Redmine [http://www.redmine.org/], y a día de hoy se sigue utilizando de forma generalizada con muchas ampliaciones.

Es una estupenda herramienta la cual recomiendo a todos.

Un saludo.
Enrique Díaz.

Andres Pastor dijo...

Gracias Enrique,

Parece que la opción de redmine va tomando cuerpo... Gracias por compartir tus experiencias.

Un Saludo

Anónimo dijo...

A mi me ha ido bien procedimentar mi día a día. Os mando algunas reglas básicas:
* Lectura rápida de todos los correos entrantes cada día.
* Apuntar absolutamente todas las tareas pendientes, propias o delegadas en un soporte (GTD, agenda o papel)
* Revisión semanal de absolutamente todas las tareas.
* Cuando tengamos un proyecto, verlo como un conjunto de tareas. Definirlas todas por encima, peor detallar sólo las primeras y abordarlas de inmediato.
Saludos.
Pedro V.

Andres Pastor dijo...

Gracias Pedro por ttu comentario y por compartir tu experiencia sobre este tema, tomo nota!

Un saludo,

Andrés

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