miércoles, 1 de febrero de 2012

El papel de tu vida

Todos  recibimos cartas. Es un hecho al que no le damos importancia. Es cierto que Internet ha desplazado nuestras comunicaciones personales hacia el correo o las redes sociales, pero los bancos, operadoras de telefonía, suministradores de electricidad, gas, etc, pero también las Administraciones Públicas siguen haciendo uso masivo de la correspondencia tradicional.


El ciudadano tiene que estar enterado en todo momento de la información o de los trámites que la administración está realizando que puedan ser de su interés, pero parece  que el uso de la comunicación postal  no es el medio más adecuado.


La comunicación postal es en la mayoría de los casos un medio eficaz, porque puede llegar potencialmente a toda la población. Sin embargo, es costosa y tiene un alto impacto en el medio ambiente.

Los costes económicos  provienen del gasto en papel, formularios, impresión, ensobrado, transporte y correo postal, aparte del gasto en personal encargado de la realización de estas labores.

El impacto en el medio ambiente proviene principalmente del consumo de papel (formularios, bobinas, hoja suelta, sobres, etc) y de la utilización de tintas y/o toner que recubren el papel y que es necesario reciclar convenientemente.



La Ley 11/2007 posibilita a la administración (art. 27) el uso de medios electrónicos obligatorios para las notificaciones a ciudadanos y/o a colectivos cuando se den las circunstancias adecuadas:

"Las AAPP podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos"


Esta posibilidad que habilita la ley  ha sido ya aprovechada por la Administración , no sin polémica en algunos casos, para optimizar su sistema de notificaciones.

¿De qué volumen estamos hablando?. Por hacer grandes números, las Seguridad Social ahorrará 35 millones de € por la puesta en marcha del sistema de edictos y notificaciones telemáticas. La Agencia Tributaria estima el ahorro en 20 m € y la Dirección General de Tráfico (DGT)  más de 10 m €.

Aunque sean datos obtenidos a vuelapluma, estamos hablando que en sólo de 3 organismos de la AGE  se ahorrarían 65 millones de Euros, aparte de los beneficios obtenidos por la agilización de los procedimientos.


Pero en este caso sólo contabilizamos las notificaciones, esto es, las comunicaciones oficiales a un interesado como parte de un proceso administrativo. No estamos contabilizando en ningún caso las comunicaciones informativas.

Por poner un caso concreto, la Seguridad Social realiza a principios de año la comunicación de la revalorización de pensiones a 9,5 millones de pensionistas. Esta comunicación se realiza por correo postal ordinario debido a la necesidad de llegar a otros tantos pensionistas, colectivo al que no se le puede presuponer una utilización de los medios electrónicos.

También los grandes ayuntamientos, como el de Madrid, emplean este medio para informar a los ciudadanos, normalmente de sus obligaciones de pago de tasas.

Por aportar un dato más, se muestra como ejemplo parte de los gastos incurridos por las admistraciones públicas durante el año pasado, únicamente en contratación de servicios postales:



Las cifras son significativas.... ¿Qué podemos hacer para reducir el impacto mediambiental y ayudar a la redución de costes de nuestras AAPP? 
  • Como profesionales del sector,  podemos habilitar los procedimientos necesarios para que se puedan utilizar  medios alternativos a los tradicionales en las notificaciones y comunicaciones.

    Por ejemplo, la Seguridad Social ha introducido la posibilidad de que los ciudadanos reciban la información correspondiente a su vida laboral y a las bases de cotización a través de un enlace (url) contenido en un SMS informativo.

    Esta comunicación sustituiría a la de papel (postal) en la campaña de comunicación anual.
  • Como ciudadanos, debemos comunicar a la administración nuestra preferencia de ser comunicado por medios electrónicos.

    Por ejemplo, en el caso anterior de la Seguridad Social, basta con comunicar nuestro teléfono móvil y correo, junto con la elección de la preferencia de ser informado vía SMS.
¡Es un simple gesto, pero que puede marcar una gran diferencia!.

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Nota: Mientras escribía este artículo, la compañía telefónica depositó en la puerta de mi casa un par de guías telefónicas. Como soy usuario habitual de Internet, me pareció un desperdicio de papel, por lo que se me ocurrió la idea de realizar esta propuesta en la plataforma "actuable.es" para proponer que se entreguen guías solo a quienes las soliciten.

Un par de días buscando el momento de redactar la propuesta....y me entero por un medio de comunicaciones que una chica Irlandesa residente en España se me ha adelantado!!!! :-)

Anécdota aparte, es una buena iniciativa y os animo a que la apoyéis por medio de este enlace.




6 comentarios:

Daniel dijo...

Modo troll: "es que entonces las empresas de papel ¿de qué viven?"
Es lo que encontraremos con más frecuencia, a lo que yo siempre respondo que las personas que trabajaban grandes bloques de hielo a las casas se quedaron sin trabajo cuando llegó el frigorífico, pero hoy no creo que nadie le haga ascos a uno.
Lo mismo con las bolsas de plástico, ya estamos empezando a vislumbrar el inmenso derroche, pero siempre habrá alguien que se queje.

Andres Pastor dijo...

Daniel,

Llevas mucha razón.
A veces se frena el cambio porque no se es capaz de ver el futuro. En el caso que comentas de la industria del hielo, los fabricantes de los primeros frigoríficos ofrecieron a las empresas distribuidoras de hielo su comercialización, pero no supieron ver que su negocio no era la comercialización de hielo, sino el conseguir que los ciudadanos tuvieran hielo en su casa,. La forma, era lo de menos...

El cambio y la concienciación de que es necesario, es un paso complicado porque implica el exponernos a la incertidumbre el vivir esa incomodidad de no saber qué va a pasar.

Muchas gracias por tu comentario.

Andrés

Félix Serrano dijo...

A este respecto, recomiendo ver el vídeo que resume el proyecto ejemplar del BOE, cuando se detuvo la rotativa que imprímía 35.000 ejemplares por hora del BOE en papel, el 31 de diciembre de 2008:

http://www.boe.es/aeboe/organismo/video_el_boe_pasa_pagina.php

Andres Pastor dijo...

Buen apunte Felix.

La verdad es que los equipos de impresión y ensobrado masivo son espectaculares.

He estado tentado de incorporar un video con los equipos que tenemos para la impresión y ensobrado de comunicaciones, pero no quería promocionar marcas concretas.

En el video se observa la evolución de estas tecnologías, así que viene muy bien.

un Saludo,

Andrés Pastor

Pedro Nogales dijo...

Andrés,

lo primero felicitarte por este excelente blog que he descubierto hace poco

creo que este tipo de medidas son muy necesarias en los tiempos que corren. No sólo en cuanto a su utilización en el sector público, sino también en el privado, dónde las administraciones públicas pueden jugar un importante papel catalizador e impulsor de iniciativas, me viene a la memoria p.ej el caso de factura-e, donde se estiman ahorros potenciales de 15.000 millones de euros (1,5% del PIB)

Pedro

Andres Pastor dijo...

Gracias Pedro.

A veces descubres cerca de tí cosas que no conoces...Yo tampoco sabía que estabas aprendiendo Chino :-)

El caso de la e-factura es una oportunidad extraordinaria, aunque creo que las AAPP nos estamos durmiendo un poco.

En eso son a veces más proactivas las grandes organizaciones privadas porque utilizan medios electrónicos con sus proveedores. Tambien porque creo que son más sensibles a los parámetros económicos y toman decisiones con mayor celeridad.

Estoy seguro que en estos aspectos las AAPP van a mejorar rápidamente, a ritmo de necesidad, por la crisis.

A ver si lo vemos pronto.

Saludos,

Andrés

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