lunes, 5 de septiembre de 2011

Tiempos revueltos para las TIC en las AAPP

Comienzo de curso, para profesores y alumnos, y también para las Administraciones Públicas. Ya han quedado atrás playas, viajes, paellas y otras delicias del tiempo estival. Toca ahora quitarse de encima la depresión post-vacacional y prepararnos para los próximos meses, que pueden ser cruciales para el futuro de las TIC en las Administraciones Públicas.

Estamos en tiempos de crisis y de recortes. Tenemos unas elecciones en menos de tres meses y, cualquiera que sea el resultado electoral, es seguro que los próximos dos años sufriremos fuertes presiones en el sector TIC para hacer más con menos.

También es muy probable que cambien los responsables de las Carteras Ministeriales, Secretarías de Estado, Consejerías, Concejalías y  Direcciones Generales, que son entre otros los que tomarán medidas sobre las TIC en el Sector Público.


¿Cómo serán esas medidas?.  Claramente, de reducción del presupuesto. Pero aquí es donde podemos intentar conducir la situación para que el impacto sea el menor posible.

Generalmente, las TIC son percibidas por los directivos no-TIC de las AAPP como una fuente inmensa de gasto porque el mantenimiento al día de las infraestructuras TIC requiere de fuertes inversiones cíclicas para renovar servidores, ordenadores personales, equipos de comunicaciones, etc,  para mantener el software de base en las últimas versiones o soportar el gasto de las facilidades de los CPDs (electricidad, refrigeración, cableado, edificios, etc).

Normalmente, el gasto asociado a otras actividades TIC como puede ser el desarrollo de aplicativos, es percibido más favorablemente debido al impacto directo que dichos aplicativos tienen sobre las actividades del negocio, facilitando nuevas posibilidades de gestión o mejorando la eficiencia de los procesos.

Por lo tanto, como primer objetivo, es necesario erradicar el concepto de las TIC como fuente de gasto y promover el aspecto de las TIC como habilitadoras de mejoras en la eficiencia de los procesos de gestión, como facilitador de cambios en tiempos de crisis y como una necesidad para la entrega de servicios a los ciudadanos. Se trata pues de potenciar el carácter estratégico de las TIC en la Administración pública.

En el fondo, se trata de hacer tangible el concepto de alineación de las TIC y del negocio pero, para conseguirlo debemos actuar proactivamente y mejorar algunos aspectos que tradicionalmente no se cuidan por parte de algunos responsables de las TIC, a saber:

  • Mejora de la comunicación entre los responsables TIC y del Negocio: Es un aspecto necesario para todo lo demás. Se deben establecer relaciones formales e informales con los responsables de gestión que tienen influencia o responsabilidad directa sobre de las decisiones acerca de las  TIC.
  • Reorientación de las actividades de las Unidades TIC hacia el negocio. Se trata de dejar atrás la orientación de las unidades TIC hacia la tecnología y adaptar las formas y el fondo de la actividad de estas unidades hacia proyectos y acciones que apoyen la estrategia marcada por la dirección.

    En este punto, enlazo con la necesidad de contar en la organización con unas prácticas maduras de dirección de proyectos, especialmente en lo relativo a la existencia de una esponsorización formal del proyecto por parte del negocio, que se refleje en un documento formal conocido como Project Charter o Acta de constitución del proyecto.

    No se trata de seguir unos pasos formales sino de asegurar que se cuenta con las autorizaciones adecuadas para comenzar el proyecto, comprometer los recursos y que el proyecto está ligado a los intereses de la organización (no TIC).

    Este es  un cambio muy fuerte de mentalidad para los responsables de algunas unidades TIC (CIOs), porque la primera impresión es la pérdida de independencia en la toma de decisiones, pero lo cierto es que lo que se consigue es un enlace permanente entre las acciones TIC y las de negocio que redunda en un apoyo a las iniciativas TIC por parte de la gestión.
  • Esto no se consigue de un día para otro. Es necesario conocer muy bien como funciona la unidad de la administración pública a la que damos servicio, cuales son sus necesidades, cambiar el tecnolenguaje (tecnoverborrea, que diría un amigo mío) que utilizamos habitualmente para adaptarnos a un discurso entendible por los responsables de negocio y orientar nuestra actividad hacia aquellas acciones que mejoren sus procesos de gestión.
  • Aunque ya estaba dicho antes, es crítico el disponer de un sistema de aprobación de iniciativas y/o proyectos consensuado con las unidades de gestión. Existen ya mecanismos formales para la aprobación de gastos e inversiones en los que participan las unidades de gestión, pero no en todas las ocasiones y se suelen orientar a comprobar de que se han cumplido una serie de formalidades legales y no en que la inversión va a aportar algún valor al negocio.
  • Y ya que hablamos de valor, es necesario hacer una reflexión sobre este concepto. En las organizaciones comerciales el dinero (ahorro o ganancia) se vuelve en un criterio claro para la toma de decisiones.

    En las administraciones públicas, aunque también tiene un peso específico alto, existen otros aspectos y criterios que afectan a la toma de decisiones por encima del valor económico. Se trata de criterios políticos, de oportunidad, de valor social o criterios  ideológicos que hacen que no sea fácil saber cual es la decisión acertada desde el punto de vista de la gestión. Por esto mismo es tan necesario mantener una coordinación entre las acciones TIC y las del negocio.

    Concluimos pues en la necesidad de orientar nuestras acciones en las que aporten valor político y económico, en el sentido indicado anteriormente.
  • Por último, es necesario establecer las políticas adecuadas de personal. Algo que siempre me ha sorprendido en la administración pública es lo bien definida que está la gestión administrativa del personal (acceso a la función pública, situaciones administrativas, derechos y deberes, etc) y la escasa atención que se suele prestar a  otros aspectos más importantes (retención, motivación, formación, comunicación, gestión de conocimiento, establecimiento de metas, evaluación, etc). 

    Esto es seguramente debido a que las unidades de personal (o recursos humanos) tienen encomendada la gestión administrativa pero existe un cierto vacío sobre quien tiene las responsabilidad de ocuparse del resto.

    Lo cierto es que las personas son nuestro mejor activo. Lo que  invirtamos en ellas revertirá en un mejor trabajo, un mejor ambiente y un mayor compromiso con nuestra misión. Pero además, tenemos la ventaja de que normalmente permaneceremos dentro del Sector público, lo que hace más importante si cabe cualquier acción de mejora de nuestro personal.

    En lo que respecta a potenciar el carácter estratégico de la función TIC en la organización, uno de los aspectos críticos es gestionar el cambio de nuestro personal, desde las competencias estrictamente técnicas hacia unas labores de supervisión, de entrega de servicios y de orientación hacia el soporte a los procesos de negocio.
Son, como digo, tiempos revueltos para el sector de las TIC en las AAPP pero, haciendo uso del refranero Español,  a río revuelto, ganancias de pescadores...

O lo que es lo mismo:

 Si sabemos orientar nuestra actividad TIC de manera que propongamos proyectos que ayuden a ser más eficientes a nuestras unidades de gestión (a las que damos servicio y por las que estamos aquí, recordemos), a prestar un mejor servicio a los ciudadanos y a habilitar procesos que no podrían ofrecerse sin el apoyo de las TIC, conseguiremos ya no solo reducir el impacto de las reducciones de presupuesto, sino a realizar nuestro trabajo de la mejor manera, aportar valor a la organización y garantizar la continuidad y sostenibilidad de las TIC en nuestras organizaciones.

Se trata pues de hacer nuestro el espíritu Japonés de buscar oportunidades en situacions dificultosas:
En Japonés la palabra Crisis se compone de dos símbolos que representan a su vez a las palabras peligro y oportunidad.

     Crisis = Peligro + Oportunidad


 ¡Piénsalo!

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