miércoles, 10 de agosto de 2011

Introducción a la dirección de Proyectos con PMBOK

Introducción
La Dirección de Proyectos es una disciplina que cabalga entre la ciencia y el arte. Tiene un componente metodológico que facilita  conocer qué debe hacerse (en qué orden) para gestionar correctamente un proyecto, un componente de conocimiento de diferentes disciplinas (organización, gestión de recursos, gestión de riesgos, gestión financiera, etc), pero el componente más difícil de adquirir depende de las habilidades personales, experiencia y capacidad de orquestrar todo lo anterior hacia la consecución del fín último que es el conseguir que los objetivos del proyecto se consigan en plazo y forma dentro de los límites económicos establecidos.

En este primer post dedicado a la Gestión de Proyectos haremos una revisión general de la metodología o mejores prácticas de gestión de proyectos, tal y como se define en la Guía del PMBOK.
Un poco de historia
La Guía del PMBOK es un estándar en la gestión de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI).La primera versión de PMBOK fue publicada en 1987. Esta versión consta de 37 procesos.
La segunda versión  fue publicada el 2000, basado en los comentarios recibidos de parte de los miembros. PMBOK fue reconocido como estándar por el American Nacional Standards Institute (ANSI) en 1998, y más adelante por el Instituto de los Ingenieros Electrónicos Eléctricos (IEEE).  Esta versión constaba de 39 procesos.
La tercera versión fue publicada en 2004, con mejoras importantes en la estructura del documento, adiciones a los procesos, términos y dominios del programa y de porfolios. Esta versión constaba de 44 procesos.
La cuarta versión fue publicada en 2008. No introdujo cambios mayores, pero sí se organizó de manera más precisa, clara y fácil de entender. Esta versión consta de 42 procesosy es la versión vigente en la actualidad, aunque ya se está trabajando en la siguiente versión.
PMI pretende definir, mantener y difundir un cuerpo de conocimiento con dos objetivos principales:
  • Mejorar el desarrollo de proyectos en diferentes industrias mediante el uso de buenas prácticas.
  • Definir procesos de gestión de proyectos estándares y homogéneos para todo tipo de proyectos

 Pero ¿qué es un proyecto?


Según PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto, bien porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.



Esta es el ciclo de vida más sencillo en la que el proyecto consta de una única fase. Es común encontrar proyectos con varias fases, secuenciales o incluso superpuestas.

 Áreas de conocimiento

Si, en vez de en la dimensión temporal, nos fijamos ahora en la dimensión funcional, podemos agrupar los procesos de la dirección de proyectos de acuerdo a las siguientes áreas de conocimiento:
La administración de la Integración del Proyecto, describe los procesos y actividades que sirven  para integrar los diversos elementos de la dirección de proyectos, lo que incluye:
•       Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
•       Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
•       Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
•       Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
•       Realizar Control Integrado de Cambios
•       Cerrar el Proyecto o la Fase

La gestión del Alcance del Proyecto, con los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente) el trabajo requerido para completarlo exitosamente, lo que incluye:
•       Recopilar los Requisitos
•       Definir el Alcance
•       Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
•       Verificar el Alcance
•       Controlar el Alcance

La gestión del Tiempo del Proyecto, se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusión a tiempo del proyecto. Incluye:
•       Definir las Actividades
•       Secuenciar las Actividades
•       Estimar los Recursos para las Actividades
•       Estimar la Duración de las Actividades
•       Desarrollar el Cronograma
•       Controlar el Cronograma

La gestión de los Costos del Proyecto, describe los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Para ello, es necesaria la realización de las siguientes actividades:
•       Estimar los Costos
•       Determinar el Presupuesto
•       Controlar los Costos

La gestión de la Calidad del Proyecto, describe los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto, lo que incluye:
•       Planificar la Calidad
•       Realizar el Aseguramiento de Calidad
•       Realizar el Control de Calidad.
La gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, los procesos involucrados en la planificación, adquisición, desarrollo y gestión del equipo del proyecto. Para ello es necesario:
•       Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
•       Adquirir el Equipo del Proyecto
•       Desarrollar el Equipo del Proyecto
•       Gestionar el Equipo del Proyecto.
La gestión de la Comunicación, identifica los procesos involucrados en garantizar que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Esto incluye la necesidad de:
•       Identificar a los Interesados
•       Planificar las Comunicaciones
•       Distribuir la Información
•       Gestionar las Expectativas de los Interesados
•       Informar el Desempeño

La gestión del Riesgo del Proyecto, describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto, a saber:
•       Planificar la Gestión de Riesgos
•       Identificar los Riesgos
•       Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
•       Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
•       Planificar la Respuesta a los Riesgos
•       Dar seguimiento y Controlar los Riesgos.
La gestión de Adquisiciones, describe los procesos involucrados en la compra o adquisición de productos, servicios o resultados para el proyecto. Esto incluye:
•       Planificar las Adquisiciones
•       Efectuar las Adquisiciones
•       Administrar las Adquisiciones
•       Cerrar las Adquisiciones

Esta división es probablemente más intuitiva y conocida que la dimensión temporal. Hay que tener en cuenta que los procesos no se ejecutan de manera secuencial. Incluso es posible que algunos procesos no se ejecuten en algún proyecto dado que PMBOK es un conjunto estructurado de buenas prácticas que deben adaptarse en cada organización y a cada proyecto en función de la naturaleza de este, de la cultura de la organización y otras variables.
En la siguiente figura se muestran las dos dimensiones de un proyecto.




Despliegue de procesos en un proyecto


Una vez entendido el carácter dual de un proyecto en la dimensiones temporal y funcional, es necesario atender a cómo encajan los procesos definidos por el PMI en un proyecto tipo.
Ya hemos indicado que los procesos no siguen una progresión secuencial pero sí es cierto que las actividades de cada proceso se intensifican en unas etapas temporales concretas.
Así, por ejemplo, el proceso de Estimación de costos del proyecto se realiza por lo general en la etapa de Planificación del proyecto.
También es cierto que unos procesos se realizan antes que otros; No es posible realizar el proceso anterior sin haber realizado el proceso Estimación de recursos.
Sin embargo, el proceso de planificación es iterativo ya que la planificación de cada aspecto del proyecto (inversiones, recursos humanos, plazos, etc) se establecen por medio de refinaciones sucesivas hasta el cierre de la baseline o planificación base del proyecto.
Incluso en la propia ejecución del proyecto se establecen mecanismos de control que pueden impactar en la planificación inicial, teniendo que recalcular los plazos, costes u otros parámetros  del proyecto.
De una manera gráfica, representamos en la siguiente figura la correspondencia de cada uno de los procesos definidos en PMBOK con su marco temporal y con su área de conocimiento:
 
Todo proyecto debe crear un resultado único, lo que lo distingue de tareas repetitivas realizadas en trabajos permanentes. Por ejemplo, una tarea de oficina realizada todos los días no es un proyecto, aunque requiera alguna planificación.
Un proyecto suele ser algo más complejo. Dirigir un proyecto por lo general implica:
  • Identificar requisitos,
  • Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders en Inglés) según se planifica y ejecuta el proyecto,
  • Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto (ej. tiempo, presupuesto, recursos, etc)
Para dirigir un proyecto, PMBOK ha identificado 42 procesos que permiten transformar la ejecución de un proyecto en una serie de procesos concatenados que se ejecutan de manera secuencial y o recursiva.
Para cada proceso se consideran:
  • Entradas
  • Herramientas y técnicas
  • Salidas
Asimismo, la dirección de proyectos implica un equilibrio entre diferentes variables. Tradicionalmente, se ha hablado de una triple dependencia del proyecto respecto al coste, alcance y tiempo en el sentido de que  es posible realizar un cambio en uno de estos aspectos sin alterar los otros dos. 
Realmente, la dependencia es más amplia en el sentido de que los factores que se afectan mutuamente en el desarrollo de un proyecto son, además de los mencionados, la calidad, los riesgos del proyectola satisfacción del cliente






   Asimismo, PMBOK  distingue dos dimensiones o formas de clasificar los distintos procesos y actividades del proyecto:
  • La dimensión temporal en la que se considera el ciclo de vida de un proyecto y  
  • la dimensión funcional, que hace referencia a las diferentes áreas de conocimiento que se ponen en juego para alcanzar los objetivos del proyecto.

Vamos a ver cada una de estas dos dimensiones a continuación:
 

Ciclo de vida y fases del proyecto 

Empezando con la dimensión temporal, cada proyecto sigue una evolución desde su inicio hasta que finaliza. El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.
En general, cualquier proyecto, por simple que sea, se estructura de acuerdo a la siguiente estructura del ciclo de vida:
·         Inicio
·         Ejecución de los trabajos del proyecto

·         Cierre del proyecto
Vemos en la figura que en cada fase se obtienen unos resultados concretos (acta de constitución del proyecto, Plan del proyecto, entregables, etc) y que los niveles de costo  son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.

Desde el punto de vista de los procesos y del ciclo de vida, PMBOK establece cinco grupos de procesos que se corresponden con las distintas etapas del proyecto indicadas en la figura anterior, más un sexto grupo de procesos de control:
  • Procesos de Iniciación.- Autorización del proyecto o de una fase.
  • Proceso de Planificación.- Definición y redefinición de objetivos, selección de la mejor alternativa entre posibles cursos de acción
  • Proceso de Ejecución.- Coordinación de las personas y de otros recursos necesarios
  • proceso de Control.- Aseguramiento de que se cumplan los objetivos del proyecto, mediante la supervisión y la medición regular de avances.
  • Proceso de Cierre.- Formalización de la aceptación del proyecto o de una fase.

Conclusiones

Ya hemos indicado que la dirección de proyectos no es algo que se aprenda estudiando un libro. Sin embargo, sí que es necesario tener en cuenta todos los aspectos que influyen en la consecución de los objetivos del proyecto y, para esto, es necesario conocer las partes de metodologia y de conocimiento de disciplinas que indicabamos en la introducción.

En este sentido, PMBOK conforma un cuerpo de conocimiento amplio basado en buenas prácticas aceptadas a nivel internacional. Recomiendo la lectura del estandar, pero para una introducción menos dolorosa, es mejor empezar por alguno de los excelentes libros dedicados a la materia. En particular, eligiría el de Rita Mulcahy, PMP Exam Prep, que aúnque está escrito en perfecto inglés, merece la pena por la experiencia que esta gran comunicadora plasmaba en todos sus libros y artículos.

El aprendizaje del resto requiere "saltar al ruedo", esto es, adquirir experiencia participando en proyectos, equivocarnos en alguna decisión, que es la mejor manera de aprender (siempre y cuando se reconozcan los errores) y tener en cuenta algunos consejos acerca de errores comunes en la dirección de proyectos sobre los que escribiré en otro post.

7 comentarios:

Pablo Escalona dijo...

Bastante bueno la información que nos proporcionas, sabras de algunos libros en español con autor y editorial, muchas gracias.
Tengo que entregar en un cuadro los 42 procesos de gestion

Andres Pastor dijo...

Gracias Pablo por el comentario.

Aparte del propio libro oficial de PMI, que tiene versión en Español y es más bien de referencia, solo conozco libros en Inglés.

Especialmente bueno es el de Rita Mulcahy titulado PMP Exam Prep, pero creo que no hay versión en Español, lo siento.

Un Saludo

Enrique Llusiá García dijo...

Muchas gracias por la información Andrés, la verdad es que como punto de partida está fenomenal, eso si piensa que en breve la habrá que actualizar la información, el PMBOK 5º ya está aquí. Esta nueva edición desde el 31 de diciembre de 2012 está disponible para los miembros de PMI, los cambios más significativos son que esta nueva versión ha aumentado el número de procesos 42 a 47. Otro cambio importante es la "nueva" gestión de proyectos área de conocimiento denominada "Project Stakeholder Management", aunque no es del todo nuevo ya que los procesos se encuentran estrechamente ligados a los de "Gestión de la Comunicación" área de conocimiento en la versión 4.
También es bastante importante comentar, sobre todo para los que quieren sacarse la certificación PMP, que la 4ªed. de PMBOK solo tendrá vigencia hasta el 31 de Julio de 2013, a partir de esta fecha el examen se basará en la 5ª edición.
Por último, el libro que comentáis de Rita Mulcahy, PMP Exam Prep, si está disponible en español, concretamente en la versión 7 que toma como base el PMBOK 4.
Un saludo

Andres Pastor dijo...

Enrique, un placer disfrutar de la información con la que nos refrescas este post.

La verdad es que PMBOK 5 ya está aquí y tendré que ponerme al día, aunque la base de la dirección de proyectos sea la misma.

Un saludo,

Andrés Pastor

jhonstuart dijo...

Buen aporte. Gracias por el post.

Andres Pastor dijo...

Muchas Gracias, jhonstuart

elephantproject dijo...

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